01
Intern audit
Vi gennemgår jeres ledelsessystem systematisk, som en ekstern auditor ville gøre det, og finder eventuelle afvigelser i god tid. Jeg skriver auditrapporten og følger op på afvigelserne, så i ikke selv skal auditere.
Ekstern audit · Auditforberedelse
Intern audit og auditforberedelse
En vellykket certificeringsaudit starter længe før auditoren træder ind ad døren. Jeg hjælper jer med at stå godt rustet til den eksterne audit - uanset om det er inden for ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 45001 - og med den årlige interne audit, som standarderne kræver. Så går i fra proces til certifikat, så sikkert som muligt.
Hvad er en intern audit?
En intern audit er en systematisk og uafhængig granskning - også kaldet auditering - af jeres eget ledelsessystem. Formålet er at finde ud af, om i gør, som i har skrevet, og om systemet lever op til kravene i ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 45001, før en ekstern auditor gør det samme.
Selve fremgangsmåden følger ISO 19011, der er standarden for auditering af ledelsessystemer. Den beskriver, hvordan en audit planlægges, gennemføres og dokumenteres - og hvordan i følger op på de afvigelser, auditen afdækker.
Hvorfor er den interne audit et krav?
Alle ISO-standarder for ledelsessystemer kræver, at der gennemføres interne audits med planlagte intervaller - typisk mindst én årlig audit, og oftere hos større virksomheder eller med flere lokationer.
Den interne audit er samtidig den bedste forberedelse til certificeringsauditen: i finder afvigelserne selv først, i ro og mag, i stedet for at få dem serveret af certificeringsbureauet.
Hvad indebærer auditforberedelse?
Nogle virksomheder har brug for én samlet forberedelse frem mod certificeringsauditen, andre har blot brug for, at den årlige interne audit bliver taget ud af deres egne hænder. Jeg hjælper jer med én eller flere dele af processen - og samlet set kan min rådgivning og udførelse af jeres interne audit indebære følgende områder:
02
Gennemgang af dokumentation
Vi tager en grundig procesgennemgang og sikrer, at jeres processer, procedurer og registreringer lever op til standardens krav og hænger sammen i praksis - også når certificeringsbureauet spørger ind til dem.
03
Forberedelse af nøglepersoner
Medarbejdere, der skal interviewes under auditen, bliver klædt på til at svare ærligt og retvisende på auditorers spørgsmål, så i står trygge til certificeringsauditen.
04
Handlingsplan for afvigelser
Findes der huller i forhold til standarden, laver vi en konkret plan for at lukke dem inden certificeringsauditen.
Hvorfor er auditforberedelse vigtigt?
En audit, hvor der findes større afvigelser, kan forsinke eller forhindre certificeringen og koster jer tid og ressourcer. Med en grundig forberedelse går i ind til auditen med ro i maven - og med et ledelsessystem, der reelt fungerer i hverdagen, ikke kun på papiret.
Ofte stillede spørgsmål om auditforberedelse
Hvad er en intern audit?
En intern audit er en systematisk og uafhængig granskning - auditering - af jeres eget ledelsessystem. Den afdækker, om i arbejder, som jeres dokumentation beskriver, og om systemet lever op til kravene i eksempelvis ISO 9001. Resultatet er en auditrapport med eventuelle afvigelser og forbedringspunkter, som i når at lukke, før den eksterne auditor kommer.
Hvad er forskellen på intern og ekstern audit?
Intern audit gennemføres af jer selv eller en ekstern konsulent som forberedelse. Ekstern audit gennemføres af et certificeringsbureau og danner grundlag for selve certificeringen - altså certificeringsauditen, der munder ud i et certifikat gyldigt i tre år med årlige opfølgningsaudits.
Hvor ofte skal der gennemføres en intern audit - og kan en ekstern konsulent gøre det?
Standarderne kræver interne audits med planlagte intervaller - i praksis typisk mindst én gang om året, og oftere hos større virksomheder eller med flere lokationer. Auditeringen skal være objektiv og upartisk, og mange virksomheder fravælger derfor at auditere sig selv: En ekstern konsulent frigør jeres medarbejdere, sikrer uafhængigheden og giver ofte en mere grundig gennemgang, fordi jeg kigger systemet efter med nye øjne. Som virksomhed kan i vælge at lægge den årlige auditering hos mig som konsulent - uafhængigt, upartisk og uden at det belaster jeres egen organisation.
Hvilken standard gælder for, hvordan en audit gennemføres?
ISO 19011 giver retningslinjer for auditering af ledelsessystemer - fra planlægning og auditprogram til gennemførelse, rapportering og opfølgning. Jeg følger den ramme, uanset om auditen handler om ISO 9001, ISO 14001 eller ISO 45001, og vi lægger et auditprogram, så alle processer, lokationer og standarder bliver auditeret over en cyklus - som standarderne kræver det.
Hvordan forbereder vi os bedst til en ekstern audit?
Ved at gennemføre en grundig intern audit på forhånd, sikre at dokumentationen er opdateret, og forberede de medarbejdere, som auditoren sandsynligvis vil tale med. Vi tager også en procesgennemgang af de områder, certificeringsbureauet typisk lægger vægt på, så i står klar til selve certificeringsauditen.
Hvad koster auditforberedelse og hjælp til intern audit - også hvis vi allerede er certificerede?
Det afhænger af certificeringsområdets størrelse, antal lokationer og hvor meget dokumentation der allerede er på plads. En enkelt intern audit er et afgrænset stykke arbejde, mens en fuld forberedelse til certificeringsauditen tager længere tid. Efter vores første samtale får i et konkret estimat på tid og pris - timebaseret eller som fast tilbud. Og ja: Hjælpen er relevant både før den første certificering og før løbende opfølgningsaudits, hvis i allerede er certificerede.
Skal i snart til ekstern audit?
Skal i snart til certificeringsaudit - eller skal den årlige interne audit bare gennemføres? Fortæl kort om jeres situation, første samtale er altid uforpligtende.